様々な人と円滑な会議を演出する事前準備３ポイント！「Why-How-What」のフレームワーク

おはようございます、鈴木です。

昨日の記事では人と一緒に仕事をする際のビジョン共有の大切さと難しさについて少しだけ触れました。

今日はもう少し踏み込んでいきたいと思います。

チームで仕事をするとき、欠かせないのは会議やミーティングです。

会議の際に、どんなことを準備されているでしょうか？

ほぼすべての会議は「セットアップ→メイン→クロージング」の流れで進行します。

その中で非常に重要な位置を占めているのが「セットアップ」の部分です。

私自身、初めてのメンバーと会議するときは意識をしてましたが、気心の知れた仲間との会議ではついついおろそかにしがちでした。

わかってるでしょ、みたいな。

ですが何度も会議を開催して気づいたことは、どんな場合においてもこのセットアップを十分にしておくことが大切だということです。

目次

セットアップで押さえる3つのポイント「Why-How-What」

会議のセットアップで押さえるべきポイントは次の3つです。

• What・・・今日の議題は何か
• Why・・・なぜその議題を扱うのか
• How・・・どのように進行していくのか

「Why-How-What」のゴールデンサークルというもので、英米で活躍されるコンサルタントのサイモン・シネック氏のスピーチや著作で紹介され、よく使われるようになりました。

サイモン・シネック氏のスピーチや著作に関しては、ブログの最後にリンクを貼っておきますので、興味のある方はそちらからご覧ください。

さてこの「Why-How-What」は、以前紹介した5W3Hの簡潔版として非常に幅広く使えます。

suzukinosho.hatenablog.jp

会議は様々な人と時間を共にするので、最初の挨拶の際に会議の全体像を共有した状態で進めると非常に進行しやすいです。

なぜこの「Why-How-What」が重要なのか

ここで厄介なのは、「全体像」と言ったときにイメージしたいものが人によって違うという点です。

つまり「Why-How-What」のどこを一番知りたいのか、気になるのかがそれぞれで異なるのです。

私は会議やミーティングはとにかく淡々と進めていきたいし参加者としても結論を早く出したい人で、何を決めるのかのゴール設定、すなわち「What」が一番気になります。

ですが人によっては、なぜ今日その議題を扱うのか、むしろなぜ集まったのか、この会議は必要なのかどうかの「Why」がわからないと全然話が入ってこない、という方もいます。

また、何を決めるのかよりも、意思決定のプロセス（自分の意見を聞いてくれるのか、それとも決定事項を伝えられるだけなのか、など）や何分かかるのか、だれが出席しているのかなどの「How」が最重要だと考える人もいます。

なので「What」が最重要だと思っている私が自分目線のみで会議を進行すると、「Why」や「How」が気になる方からすると「は？何この会議？」みたいになってしまうのです。

同じ部分が気になる人だけで会議をする場合はそんなに困りませんが、人が多くなればなるほどこの3つが明確になっていることが大切で、会議のセットアップで共有すること時間を割くことで、その後の会議の進行を円滑にしてくれます。

共有するには、口頭で伝えるのもよいですが、覚えられない程度に複雑であればホワイトボードや紙に書いておくとよいでしょう。

「Why-How-What」を共有するには何をすればよいか

「Why-How-What」をセットアップで伝えるにしても、急に話そうとしても話がしどろもどろになってうまくいきにくいです。

中にはファシリテーションの天才のような人もいますので絶対に必要ということはありませんが、どんな人でも上手にセットアップする事前準備があります。

1. 前日まで（理想は3日前）には3つのポイントをノートに書き出しておく
2. 当日にポイントを見直して確認、手直しする
3. 事前にメールなどを使って参加者に共有する

この3つのプロセスを行ってから会議に臨むと、最初のセットアップで上手にしゃべれなかったとしても、参加者の中で腹に落ちた状態で進めたり、事前の共有でわからなかったところを聞かれるなど、参加者の方でも自分をセットアップするようになります。

まとめ

会議を円滑にするために、会議の最初にセットアップの時間をとること、更に会議が始まる前から事前準備をすることの大切さをお伝えしました。

とはいっても非常に忙しい毎日を送られているかと思うので、面倒くさい！と思われるかもしれません。

とてもよくわかります。

ですが、私自身の体験を通して、セットアップや事前準備に時間を割いたほうが後々の疑問解消などの時間も減り、結果的には意思決定のスピードが上がります。

そのため少々面倒くさいですが時間を投資する価値のあることですのでぜひやってみることをお勧めいたします。

「Why-How-What」についてもっと知りたい方は、サイモン・シネック氏のスピーチや著作のリンクを貼っておきますのでアクセスしていただければと思います。

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